La gestione delle risorse umane richiede spesso una quantità di task ripetitivi e allo stesso tempo fondamentali, per assicurare un’ottima esperienza per il candidato e per il dipendente.
Dalla fase di colloquio a quella di assunzione e di cura della relazione, è importante mettere le persone al centro delle attività e rendere la loro esperienza piacevole e scorrevole.
La Marketing Automation può supportare nella gestione delle risorse umane, dal colloquio di potenziali candidati alla retention dei dipendenti.
Colloquio: calendarizzazione e reminder
La Marketing Automation può supportare la fase di valutazione dei candidati in diversi modi:
- Inviando inviti ai colloqui ai candidati che hanno superato il primo screening. I candidati possono essere taggati nel software di automation oppure possono cambiare status, in modo da innescare la sequenza di invito al colloquio. Per rendere questa attività ancora più efficace è fondamentale inserire un link di servizi simili a Calendly all’interno della mail per fare selezionare al candidato data e ora preferiti.
- Una volta che il colloquio viene fissato, la Marketing Automation può confermare la data e l’orario scelti tramite una mail transazionale e inviare reminder un giorno prima e un’ora prima del colloquio.
- In base all’esito del primo colloquio (e dei successivi), possiamo abbinare una gestione manuale del cambio status (step 1 superato, step 2 superato) per innescare sequenze legate agli step successivi. Abbiamo un assignment da proporre? Possiamo sempre farlo con il supporto delle mail transazionali, in modo che il processo fili liscio e senza dimenticanze.
In base all’esito finale della selezione, inoltre, potrai inviare risposte mirate in maniera automatica.
Quando c’è un esito positivo spesso le aziende scrivono manualmente la proposta e redigono la lettera d’impegno e il contratto, in questo caso la Marketing Automation può funzionare come controllo di accettazione dell’offerta per inviare eventuali solleciti.
In caso di esito negativo è fondamentale inviare a tutti i candidati che si sono impegnati nella selezione una risposta e un ringraziamento.
Pre-boarding dei dipendenti
Quando un dipendente inizia la sua nuova avventura in azienda ha la necessità di svolgere alcune attività preliminari, come attivare i propri account in base agli strumenti utilizzati.
Molte aziende gestiscono ferie e paghe tramite portali online, e anche in questo caso il dipendente dovrà completare il suo profilo con tutte le informazioni necessarie.
In questo caso la Marketing Automation funziona da guida per portare a termine tutti i task. Ecco un ipotesi di sequenze attivabili nel pre-boarding:
- Invito a creare il proprio account sul portale HR online
- Email di conferma account e benvenuto con i primi step da compiere
- Solleciti e reminder per il completamento del profilo
In questo modo il dipendente inizia a entrare in contatto con l’azienda, con gli strumenti e con il modo di comunicare.
Onboarding dei dipendenti
In maniera molto simile a quanto accade in una normale campagna di Lead Nurturing, anche quando si utilizza la Marketing Automation per la gestione delle risorse umane si può prevedere un flusso di benvenuto.
Accogliere un nuovo dipendente in azienda significa sia garantirgli accesso alla Knowledge Base condivisa, ma anche alla cultura aziendale.
Un buon modo di supportare l’inserimento è sicuramente inviare una sequenza mail automatizzata che accompagni il dipendente nei primi giorni lavorativi.
Quali contenuti inserire in questa sequenza di benvenuto?
Dipende molto dal materiale a disposizione, ma sicuramente:
- mission e vision, insieme ai valori fondamentali dell’azienda
- video, immagini, racconti della vita in azienda
- breve riepilogo degli strumenti utili
- aneddoti divertenti o storie da conoscere (funzionano bene anche come rompighiaccio per conoscere i nuovi colleghi)
Lo strumento della mail è chiaramente solo un supporto dell’onboarding classico, ma può essere un ottimo alleato per favorire l’inserimento di nuove persone nel team.
Soprattutto, una mail può essere consultata anche a posteriori: come spesso accade durante i primi giorni in in nuovo posto di lavoro, il dipendente riceve una marea di informazioni tutte insieme e potrebbe preoccuparsi di dimenticarle.
Insieme quindi ai classici strumenti per la gestione di pratiche e procedure aziendali, le email di benvenuto possono fornire ulteriore supporto in questa prima fase della nuova avventura.
Quotidianità: task, reminder e sondaggi
Sia durante l’onboarding che dopo, possono esserci diversi task ripetitivi che il dipendente deve svolgere: dall’inserimento dell’orario lavorativo al completamento del profilo personale.
Si può anche sfruttare la Gamification in questo caso, ricordando al dipendente che ha ancora delle attività (o “missioni”) da svolgere per completare il proprio profilo.
Puoi approfondire cos’è la Gamification e come si fa in questo articolo:
Per tutte queste attività la Marketing Automation può supportare con email di avviso di assegnazione task e reminder se il task non è stato completato.
Molto spesso, in questi casi, non si utilizza solo lo strumento dell’email ma anche un’integrazione con la chat aziendale (Slack o Teams) per inviare reminder automatici per il completamento dei task.
Un paio di esempi di task:
- Caricamento di spese da farsi rimborsare entro la data X del mese
- Inserimento delle ferie entro il primo Quarter dell’anno
Quando si parla di task non si fa solo riferimento a quelli del nuovo dipendente, ma anche a quelli del manager o del reparto tecnico.
Pensiamo all’attivazione delle utenze per i software utilizzati, o alla condivisione di documenti e informazioni specifiche. Anche qui email marketing e integrazione con i sistemi aziendali permettono una gestione più efficiente delle attività.
Inoltre, le aziende spesso inviano sondaggi per capire il grado di soddisfazione dei dipententi.
Anche in questo caso l’automazione dell’invio, per esempio a cadenza trimestrale, è utile a gestire in maniera più efficiente lo studio della soddisfazione interna.
Tracciando la compilazione con l’integrazione del software di automation e quello di invio sondaggi, possiamo pianificare anche dei reminder per chi non compila entro la deadline prevista.
Termine del rapporto lavorativo
Così come l’Onboarding, anche il termine di un rapporto lavorativo può essere gestito efficientemente grazie all’automazione di comunicazione e task.
Dall’elenco di attività da svolgere nei tempi previsti, passando per inviti a colloqui finali o passaggi di consegne, è fondamentale non trascurare quest’ultima parte del viaggio del dipendente con l’azienda.
Spesso, infatti, la Retention passa anche dalle esperienze che si sono concluse bene.
In sintesi
La Marketing Automation può supportare la gestione delle risorse umane sia nella fase di colloquio che in quella di retention dei dipendenti.
L’obiettivo è quello di gestire al meglio l’esperienza a partire dalle candidature e passando per un’esperienza positiva di onboarding e di vita aziendale.
Esistono diversi software per la gestione delle risorse umane che hanno dei moduli di automazione integrati e specifici per questo tipo di attività, alcuni esempi sono:
- Bob
- Built for Teams
- Bamboo HR
- Web HR