Marketing Automation per eventi online: strategie ed esempi pratici

Organizzare un evento online di successo richiede molto più che selezionare una piattaforma di streaming e definire un’agenda.

Il vero lavoro sta nella gestione dei partecipanti lungo tutte le fasi del funnel, dalla fase di pre-lancio fino al follow-up post-evento.

Senza una strategia efficace, è facile perdere potenziali partecipanti lungo il percorso, con un tasso di no-show elevato e un’interazione post evento minima.

Qui entra in gioco la Marketing Automation, che permette di scalare il processo, segmentare il pubblico e personalizzare ogni comunicazione, aumentando la partecipazione e massimizzando le conversioni.

In questo articolo esploreremo come automatizzare ogni fase di un evento online, con strategie pratiche, esempi concreti e flussi di comunicazione ottimizzati per garantire una partecipazione elevata e un engagement duraturo.

Pre-lancio: attivare la base contatti e creare hype

Molto prima dell’apertura delle iscrizioni, è fondamentale lavorare sulla propria base contatti e iniziare a costruire aspettativa. 

Un evento senza una fase di pre-lancio ben orchestrata rischia di avere una partenza lenta, con il rischio che le iscrizioni arrivino all’ultimo momento, compromettendo la fase di Nurturing.

Strategie di automazione

• Segmentazione del database: identifica i contatti già presenti nel CRM che potrebbero essere interessati all’evento e invia loro comunicazioni sul tema, creando aspettativa
• Teaser via email: utilizza una sequenza di email per iniziare a stimolare l’interesse, magari senza svelare tutti i dettagli
• Landing page con pre-registrazione: permetti ai contatti più curiosi di iscriversi in anticipo per ricevere informazioni in esclusiva o altri benefit (per esempio le registrazioni a fine evento)
• Countdown al lancio ufficiale: utilizza sequenze di countdown per gli utenti che non si sono iscritti al pre-lancio, per creare attesa e dare un’ultima spinta alle iscrizioni

Esempio di sequenza di email

• Email 1 (annuncio teaser) → “Stiamo preparando qualcosa di speciale… vuoi essere tra i primi a saperlo?”
• Email 2 (anticipazione dettagli) → “A breve apriremo le iscrizioni: ecco perché non puoi perdertelo.”
• Email 3 (invito all’iscrizione prioritaria) → “Registrati ora e accedi a contenuti esclusivi pre-evento.”

Una fase di pre-lancio ben strutturata aumenta le iscrizioni nelle prime ore dall’apertura e genera senso di urgenza.

Dare ai tuoi iscritti la possibilità di iscriversi in anticipo ti permette di farli sentire speciali e di strutturare un’offerta diversa che premi il fatto che siano già parte del tuo database.

Lancio e iscrizioni: gestione di form e campagne pubblicitarie

Una volta aperte le iscrizioni, il focus si sposta sulla raccolta di lead qualificati e sulla gestione delle conferme.

È essenziale avere un processo di iscrizione fluido, con conferme automatiche e follow-up immediato per massimizzare il tasso di partecipazione.

Strategie di automazione

• Campagne ADV sulle piattaforme rilevanti e promozione organica: per portare traffico alla Landing Page di iscrizione attiva campagne di Advertising sulle piattaforme rilevanti per il tuo pubblico e promuovi l’evento anche in maniera organica, ad esempio su LinkedIn o su Telegram (se il tuo pubblico si trova su queste piattaforme)
• Form di iscrizione integrato con il CRM: ogni nuovo iscritto deve essere inserito nel CRM ed entrare automaticamente in un flusso di nurturing, meglio ancora se segmentato per criteri rilevanti (ad esempio la posizione lavorativa)
• Email di conferma personalizzata:
  • Riepilogo data, orario e modalità di accesso
  • Link al calendario (Google Calendar, Outlook)
  • Call-to-action per condividere l’evento con amici o colleghi (per stimolare il passaparola)

Esempio di sequenza post iscrizione

• Email 1 (conferma iscrizione) → “Sei iscritto! Salva la data e preparati a un evento imperdibile.”
• Email 2 (contenuto esclusivo o bonus di partecipazione) → “Ecco un’anteprima di cosa ti aspetta.”
• Email 3 (testimonianze di eventi passati) → “Scopri cosa dicono i partecipanti delle edizioni precedenti.”

Un’iscrizione ben gestita aumenta la probabilità che il partecipante rimanga coinvolto fino al giorno dell’evento.

Ovviamente la sequenza post iscrizione e quella che vedremo nel paragrafo successivo, ovvero quella di accompagnamento all’evento, devono adattarsi alla data di iscrizione dell’utente.

Se una persona si iscrive poco dopo il lancio avremo tutto il tempo di inviare entrambe le sequenze, mentre se qualcuno dovesse iscriversi a ridosso dell’evento dovremo assicurarci di dare priorità alle comunicazioni più importanti senza intasare la inbox degli iscritti.

Il software di Marketing Automation Active Campaign permette di gestire le automazioni utilizzando condizioni Date-based. Controllando quindi quanti giorni mancano a una data specifica ci permetterà di attivare una sequenza più lunga se il tempo lo permette o più breve se mancano pochi giorni all’evento.

Accompagnamento all’evento: reminder e contenuti pre-evento

A pochi giorni dall’evento, il rischio di no-show è elevato. 

Un buon processo di Marketing Automation aiuta a mantenere alta l’attenzione e a rafforzare il coinvolgimento.

Strategie di automazione

• Reminder automatici via email e SMS
  • 7 giorni prima → “Manca una settimana! Ecco cosa devi sapere.”
  • 3 giorni prima → “Ci siamo quasi: hai già preparato le tue domande?”
  • 1 giorno prima → “Non dimenticare: domani alle [orario] ci vediamo live!”
• Contenuti esclusivi per i partecipanti
  • Podcast, articoli o brevi video sugli speaker.
  • Invito a un gruppo Telegram o LinkedIn dedicato per discutere gli argomenti in anticipo.
  • Sondaggio per raccogliere domande in anticipo, così da personalizzare i contenuti dell’evento.

Questi accorgimenti mantengono alto l’interesse e riducono il rischio che gli utenti dimentichino l’evento.

Gestione del live: ottimizzazione della comunicazione in tempo reale

Il giorno dell’evento è il momento più delicato: un’esperienza fluida e interattiva migliora il coinvolgimento e il tasso di retention per gli eventi futuri.

Strategie di automazione

• Email e SMS 15 minuti prima → “Stiamo per iniziare! Clicca qui per accedere.”
• Live polling e interazione via chatbot → Aumenta l’engagement con sondaggi in tempo reale
• Materiali inviati durante l’evento → Invia link a slide, documenti o contenuti esclusivi ai partecipanti attivi
• Automazione per il recupero degli assenti → invia un’email con il link diretto per chi non è entrato a metà evento come ultimo reminder

Come tracciare chi sta partecipando e chi no?

Software come Zoom ti permettono di estrarre la lista delle persone che si sono connesse, perciò puoi facilmente estrarre una lista di chi non si è collegato e caricarla manualmente come segmento nel software per mandare il follow-up.

Gestione di eventi online che durano più giorni

Gli eventi che durano più giorni richiedono un’attenzione speciale perché offrono diverse possibilità di reminder e interazioni coi partecipanti.

Per eventi di più giorni, l’automazione deve:

• Inviare recap giornalieri con i punti chiave della giornata
• Segmentare gli utenti in base alla partecipazione: chi ha seguito un solo giorno riceve un incentivo per tornare
• Automatizzare sessioni di Q&A post-evento con follow-up dedicati a ogni panel

Follow-up personalizzato post-evento

Gli utenti che hanno seguito l’evento avranno un livello di engagement particolarmente alto, perciò assicurati di avere pronte offerte allettanti per i tuoi servizi.

Chi non ha partecipato, invece, potrebbe comunque essere riattivato con sequenze email diverse che riprendono i temi dell’evento.

Strategie di automazione

Follow-up per chi ha partecipato

• Survey di gradimento e raccolta commenti → mettersi in ascolto dopo un evento significa chiedere feedback per migliorarsi
• Offerta speciale per i partecipanti → sconto su corsi, consulenze o prodotti/servizi legati all’evento

Esempio di funnel post-evento per partecipanti

1. Email 1 (giorno successivo) → “Grazie per aver partecipato! Condividiamo i momenti chiave e un’offerta speciale.”
2. Email 2 (3 giorni dopo) → “Dicci la tua opinione! Il nostro sondaggio dura meno di 5 minuti.”
3. Email 3 (7 giorni dopo) → “La tua offerta speciale ti aspetta.”

Follow-up per chi non ha partecipato

• Email con replay e sintesi dei contenuti principali
• Call-to-action per iscriversi al prossimo evento o a un webinar successivo
• Bonus esclusivo per motivare l’azione → “Non eri presente? Recupera i punti chiave con questa guida gratuita.

Esempio di funnel post-evento per non partecipanti

• Email 1 (giorno successivo) → “Ecco cosa ti sei perso e un regalo per te.”
• Email 3 (7 giorni dopo) → “La tua offerta speciale ti aspetta.”

Conclusione

La marketing automation per eventi online permette di gestire in modo scalabile ogni fase del processo, aumentando la partecipazione, riducendo i no-show e ottimizzando il follow-up.

Se ancora non hai ottimizzato la gestione dei tuoi eventi con la marketing automation, implementa una di queste strategie per massimizzare i risultati e fidelizzare il tuo pubblico.